Compte de résultat et bilan :

L'organisation de la comptabilité

Le classement de vos documents

Le compte de résultat

Le bilan

Le classement de vos documents

Quand vous avez acheté, par exemple, vos fournitures de bureau pour 60 euros, le papetier vous a remis une facture au nom de votre association.

Inscrivez dessus un numéro d'ordre et reportez ce même numéro sur vos registres en face de vos écritures dans la colonne prévue pour cela.

Ainsi, quand vous voudrez retrouver le document correspondant à une écriture, même ancienne, vous n'aurez pas à débroussailler une piste dans une montagne de papiers et vous retrouverez tout de suite ce dont vous avez besoin.

Vous pouvez encore améliorer le système.

Accordez une codification à toutes vos pièces justificatives selon leurs origines. Vous pouvez faire précéder le numéro d'ordre par une lettre :

C, pour les cotisations

D, pour les dépenses

R, pour les autres recettes

NF,    pour les notes de frais...

Comme cela, vous numéroterez vos reçus de cotisation, par exemple, C1, C2, C3...les factures que vous payez D1, D2, D3..., et vous réservez un classeur spécial pour chaque type de pièces.

Vous économiserez ainsi beaucoup de temps... et comme le temps c'est de l'argent...

Une fois que vous avez inscrit et fait les totaux, vous pouvez établir, le "compte de résultat".    Sommaire

Le compte de résultat

Le tableau récapitulatif

Ce tableau récapitule tous les éléments qui jouent sur le résultat de l'année et montre si votre association a un excédent ou un déficit en fin d'année, le plan comptable spécifique aux associations et que vous devez utiliser pour vos demandes de subventions codifie chaque ligne de ce tableau.

Pour en arriver là, divisez votre tableau en deux : les charges à gauche et les produits à droite (voir également la présentation en liste).

Faites vos totaux, et regroupez dans la même rubrique les postes qui se ressemblent.

Par exemple, dans les charges, groupez les achats de petits matériels, l'électricité, les fournitures administratives, le loyer, les charges locatives, les entretiens et réparations, les primes d'assurance, la documentation, les honoraires, la réception, les transports, les PTT sous la rubrique achat "autres charges externes".

Attention

Si votre association a acheté un ordinateur vous pouvez ne pas l'inscrire dans ce compte de résultat puisque cet achat représente l'acquisition d'un élément durable dont vous allez vous servir pendant plusieurs années et qu'il ne concerne donc pas uniquement l'année en question.

Par ailleurs, ce n'est pas une dépense à fonds perdu puisque ce matériel a toujours une valeur et que vous pouvez, en cas de besoin, le revendre. Vous pouvez donc l'inscrire dans le bilan en calculant une valeur d'amortissement annuelle.

N.B :Une association non soumise aux impôts commerciaux n'est pas obligée d'amortir son matériel

Les "charges" (dépenses)

Les "Charges d'exploitation"

Reportez les totaux (regroupés) qui figurent en bas de la récapitulation annuelle, rectifiés après les régularisations d'inventaire.

Attention

Si votre association achète des objets pour les revendre ensuite, il faudra noter ces achats d'une part dans ce chapitre "charges d'exploitation" et faire apparaître d'autre part la variation de vos stocks.

Pour calculer cette variation, effectuez la différence entre votre stock au début de l'année et celui de fin d'année.

En cas d'augmentation du stock (en valeur) la somme sera négative.

Vous la reporterez dans les charges juste après les achats

Les "Charges financières"

Par exemple, les taux d'intérêts que vous payez à la banque pour l'emprunt qu'elle vous a accordé.

Les "Charges exceptionnelles"

Par exemple la valeur sortie de la comptabilité pour un élément de mobilier qui a rendu l'âme.

Les "produits" (recettes)

Vous y mettez :

Les "Produits courants"

Les cotisations, les subventions que vous avez obtenues, le montant de vos ventes, etc.

Les "Produits financiers"

Vous aviez placé vos disponibilités auprès de votre banque et vous en avez tiré des revenus, c'est ici qu'il faut les inscrire.

Les "Produits exceptionnels"

Par exemple, le prix de vente de votre bureau.

Il ne vous reste plus qu'à trouver le résultat.

Pour cela, additionnez séparément vos charges et vos produits.

Si vos produits sont supérieurs à vos charges, Félicitations !

Vous avez réalisé un excédent (bénéfice).

Pour que les deux parties de votre tableau affichent le même total général, n'oubliez pas de marquer cet excédent avec les "charges" et le tour est joué.

A l'inverse, si vos charges dépassent vos produits, vous êtes en déficit.
Vous l'inscrivez après les "produits", toujours (et uniquement) pour équilibrer les totaux généraux des deux parties.

Si vous êtes perfectionniste, retenez qu'il est d'usage, à côté des chiffres de l'année en question, de rappeler les chiffres de l'année précédente.

Cette double colonne permet des comparaisons instantanées et montre tout de suite l'évolution de votre association. Sommaire

Le bilan

Contrairement au compte de gestion, le bilan est un tableau qui photographie votre patrimoine à un instant donné (le plus souvent arrêté au 31 décembre).

L'actif

Les immobilisations

Le premier chapitre de votre actif, ce sont vos immobilisations, autrement dit les biens qui vous appartiennent et qui restent durablement dans le patrimoine de l'association.

Par exemple, vous rangerez dans les "immobilisations corporelles" matériel, ordinateur ou machines sur lesquelles vous réalisez une production quelconque, etc., et dans les "immobilisations financières" les cautions que vous avez versées auprès de l'EDF, pour louer vos locaux..

L'amortissement

A ce stade, intervient une notion nouvelle : celle de l'amortissement.

Prenons l'exemple de votre ordinateur et supposons que vous l'ayez acheté en début d'année.

Vous connaissez donc sa valeur d'achat, soit son montant brut.

Mais vous avez utilisé cette machine pendant toute l'année.

Par conséquent, elle n'a pas la même valeur au jour du bilan à cause de son usure. Vous devez donc diminuer sa valeur.

Votre ordinateur a une durée de vie de 3 ans.

Chaque année et pendant 3 ans vous enlevez alors 33 % de sa valeur d'achat au titre de son amortissement et vous obtiendrez ainsi sa valeur nette, c'est ce qu'on appelle l'amortissement linéaire.

A l'actif du bilan on indique les trois valeurs :

¨ valeur brute

¨ amortissement cumulé

¨ .valeur nette

En ce qui concerne "l'actif circulant" indiquez tout d'abord votre stock, si vous en avez un, ensuite toutes vos créances, puis vos valeurs mobilières, inscrivez également le solde positif de votre compte bancaire et ce que vous avez en caisse. Eventuellement, complétez le tout par les "charges constatées d'avance" (loyer payé d'avance pour une période à venir, régularisation d'inventaire).

Le passif

Il débutera par vos fonds propres qui englobent vos réserves (si vous en avez constitué, bien sûr) et aussi vos résultats

¨ excédentaires, ils auront le signe +

¨ déficitaires, ils apparaîtront avec le signe –

Vient ensuite la rubrique "provisions pour risques et charges".

Pour compléter l'ensemble, reportez aussi toutes vos dettes ; à vos fournisseurs, à votre banquier, à l'Etat Bien entendu, là encore le total du passif sera égal à celui de l'actif. Sommaire