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Les charges sociales et fiscales
L'embauche d'un salarié doit être portée à la connaissance des organismes sociaux.
Une Déclaration unique d'embauche (DUE) est obligatoire dès la première embauche.
Elle permet de procéder à l'ensemble des formalités nécessaires par l'intermédiaire d'un document unique, adressé à l'URSSAF du département.
Elle comprend notamment :
¨ la déclaration d'une première embauche, qui permet l'immatriculation de l'employeur à la Sécurité sociale et l'attribution d'un numéro SIRET,
¨ l'immatriculation du salarié au régime général (CRAM),
¨ l'affiliation au régime d'assurance chômage (ASSEDIC),
¨ la déclaration nominative préalable à l'embauche,
¨ la demande d'adhésion à un service de médecine du travail,
¨ la demande de visite médicale d'embauche,
¨ la demande d'exonération des cotisations patronales pour l'embauche d'un premier salarié,
¨ la déclaration des travailleurs occasionnels pour lesquels sont consenties des réductions de cotisations et la déclaration en vue de l'abattement des cotisations patronales de Sécurité sociale pour l'emploi d'un salarié à temps partiel.
Précision :
la visite médicale d'embauche est obligatoire et doit être effectuée avant la fin de la période d'essai.
La DUE doit être adressée à l'URSSAF au moins huit jours avant l'embauche.
La déclaration peut se faire :
¨ par écrit : fax ou courrier recommandé. Complétez soigneusement le formulaire et adressez-le à l'URSSAF.
¨ par Internet : www.due.fr, consulter également le www.urssaf.fr.
Il reste à l'association à choisir l'organisme de retraite complémentaire conforme à son activité.
Créés par l'ARRCO, qui fédère ces organismes, des Centres d'information et de coordination de l'action sociale (CICAS) existent dans chaque département.
CICAS de la
GIRONDE 45, rue Condorcet , 33000 Bordeaux
Tél : 05 56 11 56 33 Fax : 05 56 11 56 00 Sommaire
Selon une directive communautaire, qui peut être invoquée directement devant une juridiction française, tout employeur est tenu d'informer par écrit son salarié des éléments essentiels applicables au contrat ou à la relation de travail.
La délivrance d'une copie de la déclaration préalable à l'embauche et d'un bulletin de paie lors de chaque versement de rémunération suffit, en principe, à valider cette obligation.
En pratique, et même si cela n'est pas obligatoire (sauf pour les contrats à Durée Déterminée), l'employeur soumet le plus souvent à la signature du salarié un contrat de travail. Sommaire
Avec l'embauche de son premier salarié, l'association doit, notamment, mettre en place un registre unique du personnel. Ce document consigne les informations relatives à l'embauche et au départ des salariés de l'association.
Il comporte, par ordre d'embauche, les nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d'embauche et de départ de chacun d'entre eux.
L'employeur doit également disposer d'un livre de paie consignant les mentions portées sur les bulletins de paie.
La tenue de ce document n'est plus nécessaire aujourd'hui, dès lors que l'association conserve pendant cinq ans le double des fiches de paie qu'elle établit.
Le double des bulletins ainsi que le registre du personnel font partie des éléments qui doivent être présentés en cas de contrôle de l'inspection du travail. Sommaire
Les charges sociales et fiscales
L'employeur de personnel salarié doit s'acquitter des charges sociales auprès des organismes sociaux.
Jusqu'à neuf salariés, les déclarations et le versement des charges sociales s'effectuent chaque trimestre (avant le 15 du mois qui suit le trimestre concerné, soit janvier, avril, juillet et octobre) ; chaque mois lorsque l'association dépasse dix salariés.
L'association reçoit à cet effet des différentes caisses - URSSAF, ASSEDIC, et caisses de retraite complémentaire - les formulaires personnalisés qu'elle doit compléter et renvoyer avec son règlement dans des délais stricts : 15 jours après la fin du trimestre civil pour l'URSSAF et l'ASSEDIC ; 30 jours pour les organismes de retraite complémentaire.
Ces formulaires permettent de déclarer les sommes versées aux salariés en contrepartie ou à l'occasion du travail (salaires, indemnités, primes, gratifications, avantages en nature) et le montant des cotisations correspondantes pour chaque type d'organisme selon les critères retenus par chacun d'entre eux (salaires en totalité et plafonnés pour l'URSSAF, salaires en totalité et tranches A et B pour les ASSEDIC et les organismes de retraites complémentaires).
Les avantages en nature concernent les prestations que l'employeur fournit gratuitement ou moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur réelle (nourriture, logement, véhicule...).
Ces avantages en nature sont le plus souvent évalués forfaitairement.
Le remboursement, au franc le franc, des frais effectivement engagés par un salarié dans l'exercice de ses fonctions est, en revanche, exonéré de charges sociales.
Dans certains cas (formateurs occasionnels, animateurs jeunesse et éducation populaire...), les charges sociales sont établies sur une base forfaitaire.
Par ailleurs de nombreuses mesures d'incitation à l'emploi ont pour contrepartie des exonérations de cotisations de Sécurité sociale.
En savoir plus, dépliant URSSAF
associations sportives
L'emploi de personnel salarié donne lieu également au paiement de charges fiscales, notamment la participation à la formation professionnelle continue et la taxe sur les salaires.
Cette dernière imposition n'est due que par les associations qui sont imposées à la TVA sur moins de 90 % de leur chiffre d'affaires (les associations loi 1901 bénéficient d'un abattement annuel (de 5362 € pour 2004).
En savoir plus : http://alize.finances.gouv.fr/dgiboi/boi2004/5FPPUB/textes/5l104/5l104.htm
L'employeur remplit un formulaire adressé par l'URSSAF (avant le 1er février) de déclaration annuelle des données sociales (DADS). Cette déclaration récapitule toutes les informations sur chacun des salariés (identité, numéro de sécurité sociale, type d'emploi, qualification, nature du contrat, durée du travail, rémunération, etc.).
Les données servent à de multiples interlocuteurs :
¨ la CNAMTS, pour vérifier les droits à l’assurance maladie, tarifier et prévenir les accidents du travail ;
¨ les URSSAF, pour contrôler la bonne application des cotisations de sécurité sociale et de l’assurance chômage ;
¨ les ASSEDIC, pour contrôler les comptes employeurs à l’assurance chômage ;
¨ les régimes d’assurance vieillesse (de base et complémentaires), pour calculer les droits à la retraite ;
¨ la Direction générale des impôts, pour vérifier les déclarations d’impôts sur le revenu et de la taxe sur les salaires ;
¨ l’INSEE, pour établir des statistiques sur l’emploi et les salaires ;
¨ le ministère de l’Emploi, au titre de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés.
L'association recevra également des récapitulatifs annuels de la part des ASSEDIC et des organismes de retraite complémentaire.
A
retenir :
Pour simplifier le travail des petites entreprises, dont les associations, l'URSSAF a créé "Impact Emploi Associations ", service qui peut prendre en charge toutes leurs déclarations.
"Impact Emploi
Associations " en savoir plus
Par ailleurs la création de la DUCS-I : Déclaration Unique de Cotisations Sociales Individualisée sera généralisée fin 2003
http://www.net-entreprises.fr/ Sommaire
Comme tout employeur, l'association s'expose à un contrôle de la part de l'URSSAF.
Cette dernière dispose, en effet, du pouvoir de vérifier le respect de la réglementation et de redresser les situations non conformes constatées au titre de l'année en cours et des trois années antérieures.
Le passage du contrôleur est annoncé par lettre recommandée 15 jours avant la date prévue.
L'association doit présenter à l'intéressé tous les documents nécessaires à l'exercice du contrôle : convention collective, contrat de travail, double des bulletins de paie, registre du personnel et DADS, entre autres.
Le contrôleur est, notamment, attentif à ce que tous les collaborateurs intervenant dans le cadre d'un lien de subordination à l'égard de l'association soient considérés comme des salariés dont la rémunération est soumise au versement de charges sociales ; attention aux sommes indûment considérées comme des honoraires ou frais de déplacement !
Il regarde également si l'assiette des cotisations sociales a été correctement calculée à partir des bordereaux de charges sociales ; attention aux avantages en nature, aux heures supplémentaires non majorées, à l'application de réductions de charges non cumulables...
Les situations non conformes donnent lieu à une notification de redressement assortie d'une majoration de 10 %.
L'association dispose d'un délai de 30 jours pour contester, s'il y a lieu, le redressement.
À défaut, l'URSSAF sollicite le paiement des sommes en cause. Sommaire