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des situations multiples,
un élément commun :
le projet associatif
L'époque où le projet d'un club de natation
se réduisait à répartir les adhérents par groupes de niveaux, les entraîner et
leur permettre de participer à des compétitions relève du livre d'histoire !
Aujourd'hui un club ne peut pas se
développer, ne peut pas établir les relations avec ses partenaires permettant
sa survie financière sans intégrer le rôle social et éducatif du sport dans
notre société.
Il ne pourra pas plus s'adapter à la demande
de plus en plus consumériste de ses adhérents sans revoir le projet global de
son association.
Quel que soit le partenaire que rencontre un
dirigeant de club aujourd'hui, il reçoit la même demande : quel est votre
projet associatif ?
Ce projet peut être annuel mais aussi
pluriannuel car il faut qu'une association apprenne à projeter ses actions sur
le long terme.
Qu'il revête une forme ou une autre, ce
projet global doit être établi selon une démarche précise :
L'échéancier et la mise en place
Toutes ces étapes doivent être élaborées
dans la plus grande concertation possible avec les différents acteurs de ce
futur projet.
Ces acteurs peuvent être aussi bien les
personnes élues au sein des instances dirigeantes que les éventuels partenaires
ou bénéficiaires.
Un large débat cernant les tenants et les
aboutissants de chaque option doit être mené.
C'est une étape indispensable afin d'éviter
les mauvaises options de départ.
Un mauvais diagnostic peut fausser tout le
reste de la procédure.
Il faut surtout bien se situer à l'intérieur
de sa propre association pour bien évaluer sa situation sans se laisser
perturber par ce qu'on a pu voir ou entendre ailleurs.
Il faut pouvoir répondre à différentes
questions :
De quoi et de qui disposons-nous ?
De quels matériel, de quels moyens humains,
pourrez-vous compter sur des mises à disposition de la part de partenaires,
quels seront vos moyens financiers … ?
Quels sont nos besoins ?
Pour leur détermination, attention à bien
les évaluer en restant réaliste sans se laisser emporter la passion.
Quelles sont les attentes de notre public ?
Afin de déterminer les attentes réelles de
votre public, appartenant à votre zone de chalandise il peut être fait appel à
toutes sortes de sources d'information :
¨
enquête par mailing, sur place, dans les écoles avec autorisation, dans
la rue, chez les commerçants,
¨
rencontre avec les collectivités, avec les enseignants, les parents
d'élèves, les autres associations locales,
¨
…..
Il est important de s'auto-limiter
dans ces enquêtes, de bien les cibler car il vaut mieux avoir un petit nombre
de réponses pertinentes qu'un flot de paperasse inexploitable.
N'oubliez pas que vous serez les seuls à les
dépouiller et à les exploiter.
Quels sont les attentes de
nos partenaires ?
Sans argent même un merveilleux projet ne
pourra pas voir le jour, rencontrez vos partenaires institutionnels,
présentez-leur votre idée et écoutez leur réaction.
De même pour vos éventuels partenaires
privés, exposer leur votre attente et répondez à leur demande.
Quelle est la population de notre zone
d'intervention ?
Du recensement précis de la population
concernée par votre projet, découleront et les activités et les tarifs.
Il est donc indispensable d'effectuer cette
étude préalable (milieu social, moyenne d'âge, temps libre, scolaires ou
lycéens … ?) Sommaire
Ils doivent être déterminés le plus
précisément possible.
Quoi ?
Il s'agit de pointer les objectifs, ce que
vous voulez réaliser :
¨
embaucher un salarié
¨
réorganiser votre club,
¨
augmenter le nombre d'adhérents,
¨
diversifier les pratiques,
¨
ouvrir vos activités à un nouveau public,
¨
accompagner le temps péri-scolaire des enfants
de l'école voisine,
¨
créer une section sportive,
¨
accroître la collaboration avec le personnel municipal
¨
…
L'objectif est un résultat à atteindre, non
pas une tâche.
Il doit être concret, datable, localisable.
Pour quoi ?
Qu'est-ce que l'on attend pour le groupe
porteur de l'idée ou pour les autres ?
Il s'agit de se pencher sur les finalités,
sur le sens que vous voulez donnez à vos actions :
¨
financer des actions nouvelles,
¨
faire évoluer le club vers un nouveau niveau de pratique,
¨
répondre à la demande sociale,
¨
faire connaître votre association,
¨
répondre aux demandes de pratiques de nouvelles disciplines
¨
…
Pour qui ?
Véritable étude de marché, définir la population
concernée par ce projet :
¨
les jeunes
¨
les moins jeunes
¨
les femmes
¨
les amateurs de sensation nouvelles
¨
les scolaires ou les lycéens
¨
le public en difficulté sociale
¨
les handicapés
¨
… Sommaire
Quand ?
¨
quel jour,
¨
quels créneaux horaires,
¨
il faut établir un planning,
¨
ponctuellement,
¨
pendant les vacances scolaires …
Comment ?
¨
quels moyens humains (bénévoles, salarié, partenariat …),
¨
quels moyens financiers (subventions, ressources propres, partenariats
privés, mise à disposition ..),
¨
quels moyens en matériel (achat d'équipement supplémentaire, matériel
disponible, location, prêt, mise à disposition …)
¨
quelle est la réglementation (sécurité, fisc, rapport avec les
collectivités et l'administration …)
Où ?
¨
dans les locaux ou les équipements dont vous disposez déjà,
¨
dans de nouveaux,
¨
en milieu naturel,
¨
après un déplacement … Sommaire
Après avoir déterminé tout ce dont vous avez
besoin, il faut maintenant agir.
Avec qui ?
¨
Disposez-vous des moyens humains nécessaires ?
¨
Qui s'occupera de quoi ?
¨
faut-il en rechercher d'autres ?
¨
si oui où ?
¨
si vous comptez sur des personnes qui travaillent déjà avec vous,
auront-elles la possibilité et le temps de prendre en charge ce que vous
proposez ?
¨
…
Avec quoi ?
¨
recensez le matériel à votre disposition, est-il suffisant ?
¨
faut-il en rechercher d'autre, comment ?
¨
faudra-t-il le renouveler régulièrement ?
¨
les lieux prévus sont-ils accessibles comme vous le souhaitez ?
¨
… Sommaire
Quels sont-ils ?
Une fois que ce plan d'action sera défini il
faut absolument cerner tous les obstacles qui risquent s'opposer à sa mise en
place, outre ceux qui viennent à l'esprit de chaque dirigeant :
¨
le budget,
¨
le montant des ressources,
¨
la capacité financière des adhérents,
¨
le délai de versement des subventions,
il ne faut pas occulter :
¨
le rapport avec les salariés,
¨
les relations avec le personnel municipal,
¨
avec les collectivités,
¨
avec des organismes privés voisins
¨
avec l'éducation nationale
¨
les charges familiales et professionnelles des bénévoles
¨
les transports
¨
les horaires scolaires
¨
l'éloignement des lieux de résidence …
Comment les surmonter ?
Là aussi c'est à l'issue d'une concertation
entre tous les acteurs afin de lister de façon exhaustive tous ces obstacles
que, un par un, vous devrez y trouver une solution.
Mieux ce travail sera fait, plus il sera
fait en amont, plus vous vous sentirez prêts à résoudre rapidement les problèmes qui ne manqueront pas de se
présenter.
Pour mener à bien un projet il faut pouvoir
travailler en raisonnant sur le long terme et tenter de bannir le
fonctionnement dans l'urgence.
Nombre de ces problèmes trouvent leur
solution dans les contacts humains, dans le relationnel, tout président
d'association vous dira qu'il passe le plus clair de son temps à tisser un
réseau relationnel qui permet à son projet d'avancer.
Sans des relations humaines fortes, un
projet associatif végètera ! Sommaire
Il est la colonne vertébrale de votre
projet.
Il doit être suivi très régulièrement et est
révisable en fonction de la réalisation des recettes ou des charges.
C'est lui que vous allez devoir présenter à
vos partenaires pour espérer recevoir des aides.
C'est à lui aussi que vos partenaires se
réfèreront, avec vos résultats comptables, pour savoir si vos engagements ont
bien été respectés.
N'oubliez pas que les élus d'une
collectivité ont le droit de venir vous rendre visite pour vérifier
l'utilisation d'une subvention publique.
Il doit donc être :
Equilibré
¨
A chaque dépense doit correspondre une recette
¨
Le total de la colonne des dépenses doit toujours être le même que celui
de la colonne des recettes
Réaliste
S'il ne l'est pas vous courrez le risque de
ne pas pouvoir le tenir et de devoir rendre des comptes à vos partenaires.
N'oubliez pas qu'il est révisable en cours
d'année selon l'évolution de vos charges et de vos recettes, si la subvention
que vous attendiez n'est pas à la hauteur de vos espérances il faudra, en cours
d'exercice, diminuer d'autant vos prévisions de charges.
Si vous percevez une subvention pour un
projet que vous n'avez pas le temps de mettre en œuvre l'année du versement de
la subvention vous pouvez, dans votre résultat annuel, mettre le montant de la
subvention non utilisée dans un compte appelé "fonds dédiés" et en
prévoir l'utilisation l'année suivante mais pour le même projet.
Quand vous établissez le budget prévisionnel
de votre projet global, n'oubliez pas de calculer le prorata de vos frais de
fonctionnement et éventuellement de vos frais de personnel pour chaque action
et de l'inclure dans les charges de chacune d'elles.
Ces charges font en effet partie
intégrante de ces actions.
Par ailleurs vous remarquerez une ligne nommée
"bénévolat"dans les tableaux proposés par les administrations, tant
en charges qu'en dépenses.
Vous pouvez y noter ce que l'on peut appeler
aussi "valorisation du bénévolat" et qui correspond à une évaluation
salariée du travail fourni gratuitement par les bénévoles, on peut estimer le
taux horaire de ce "travail" à 12,50 € de l'heure.
Etabli selon les règles comptables
Vous percevrez de l'argent public par le
biais des subventions et avez donc le devoir de
rendre des comptes à l'administration.
Les règles comptables sont donc à suivre à
la lettre.
En règle général
les collectivités que vous sollicitez vous donne des modèles de tableaux à
respecter. Sommaire
Voir dossier unique de subvention.
L'échéancier et la mise en place
A cette étape aussi une grande concertation
entre tous les acteurs doit être de rigueur car c'est ainsi que vous pourrez
analyser le facteur temps propre à chacun des membres de l'équipe et à chacun
des partenaires sollicités.
N'oubliez pas que même avec beaucoup de
bonne volonté certaines étapes ont une durée de mise en place incompressible
due au temps demandé :
¨
par les administrations
¨
par le recrutement
¨
par la signature de conventions
¨
par l'acquisition de matériels
¨
par la recherche de lieux d'implantation
¨
par l'étude des publics
¨
par l'étude des besoins
¨
par l'étude des moyens de communication …
Donnez-vous le temps de bien asseoir chaque
étape avant de passer à la suivante.
L'échéancier devra être suivi et la mise en
place sera ainsi facilité.
Souvenez-vous qu'un projet mis en place dans
l'urgence sera beaucoup plus difficile à vivre par chacun des acteurs. Sommaire
D'une bonne communication dépendra la
vitalité de votre projet.
Cette communication s'entend aussi bien par
des messages distribués dans vos locaux, chez des commerçants, dans votre
commune que par des rencontres avec des décideurs ou par votre engagement dans
d'autres instances.
N'hésitez pas à frapper aux portes ou à
tenter l'expérience des nouvelles technologies pour faire connaître vos
activités.
Sur le plan de la communication aussi le
raisonnement à long terme est indispensable, il faut pouvoir créer une action
"à perte" sur un exercice pour se faire connaître et en récolter les
fruits sur les exercices suivants. Sommaire
Un tableau de bord évaluant la progression
de votre projet tant dans sa phase de mise en place que dans celle de la
consolidation doit être prévu.
En effet, comme dans la gestion d'une
entreprise, la gestion d'une association demande de la réactivité, si vous attendez
les dates échéances pour vérifier que tout fonctionne correctement il sera
souvent trop tard pour réagir.
Plusieurs types de moyens :
¨
une rencontre régulière des différents membres de l'équipe doit être
programmée,
¨
un cahier sur lequel chaque personne en charge d'une partie du projet
note sa progression doit être tenu,
¨
le suivi du budget prévisionnel fait partie des outils d'évaluation,
¨
le fichier des adhérents doit être à jour et consulté régulièrement,
¨
la participation aux différentes réunions est un indicateur fiable de la
motivation de tous … Sommaire