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Il incombe aux statuts et, le cas échéant, au règlement intérieur de définir les modalités de tenue de l'assemblée générale.
A défaut, il conviendra de se tourner vers la jurisprudence ou les anciens usages de l'association pour trancher une question qui n'est pas formalisée par écrit.
L'assemblée générale est primordiale pour la vie de l'association.
Attention à la qualité de son fonctionnement démocratique
C'est au cours de sa réunion qu'est jugée la gestion des administrateurs, mais surtout que sont décidées les grandes lignes de la politique qui sera mise en œuvre par le comité directeur et son bureau.
Il existe deux sortes d'assemblée
: l'assemblée générale ordinaire, qui est réunie pour la gestion courante de
l'association et l'assemblée générale extraordinaire.
Il est recommandé de préciser son fonctionnement dans les statuts ou le règlement intérieur :
- Sa composition (généralement tous les membres de l'association à jour de leur cotisation)
- sa périodicité (annuelle, trimestrielle, mensuelle, autant que besoin, etc.) ;
- son mode de convocation (personne responsable de sa convocation, convocation par voie de presse, par courrier, etc., délai entre la convocation et la tenue...) ;
- son contenu (ordre du jour, approbation du rapport d'activité, des rapports moral et financier, questions diverses ou non...) ;
- un quorum plus ou moins élevé (pour éviter d'avoir à convoquer une nouvelle assemblée si la participation est trop faible) ;
- les règles de prises de décision (à la majorité des adhérents, des présents, etc.) ;
- les modalités de vote (à main levée, à bulletin secret, possibilité de vote par correspondance ou par procuration) ;
- la rédaction d'un procès-verbal (rédacteur, diffusion, etc.) ;
- les limites de la fonction délibérative de l'AG ;
- ses pouvoirs face à la justice ;
Qui participe à
l'Assemblée Générale
Les différents types
d'assemblée générale
La convocation
de l'assemblée générale
Le déroulement de
l'assemblée générale
Qui participe à l'assemblée
générale ?
L'assemblée générale est primordiale pour la vie de l'association
L'assemblée générale n'est pas la garantie d'un fonctionnement démocratique, elle en est le fondement
En principe, tous les membres en exercice de l'association peuvent participer à l'assemblée générale.
L'administration entend par "membres en exercice" les adhérents à jour de leurs cotisations à la date de la convocation de l'assemblée générale. Cependant, certains magistrats considèrent que le non-paiement de la cotisation ne fait pas perdre la qualité de membre, mais seulement le droit de vote. Un adhérent qui n'est pas à jour de cotisation doit donc être convoqué dans cette hypothèse.
C'est pourquoi certains statuts prévoient que seuls ont le droit de vote aux assemblées générales les personnes ayant adhéré à l'association depuis plus de six mois ou un an ou encore, que le non-paiement de la cotisation annuelle - après avertissement par lettre recommandée avec accusé de réception - entraîne la radiation de plein droit du sociétaire concerné.
En
outre, la jurisprudence a tendance à se placer au jour de la tenue de l'assemblée
pour apprécier les droits d'un adhérent en lui offrant de régulariser sa
situation jusqu'à cette date (par exemple : en réglant sa cotisation le jour de
l'assemblée générale). Seule une rédaction appropriée des statuts permettra
d'écarter l'application de ce principe. Sommaire
Les différents types d'assemblée
générale
L'assemblée
générale ordinaire
L'assemblée
générale extraordinaire
L'assemblée générale ordinaire
Elle exerce des pouvoirs illimités sur toutes les questions pour lesquelles les statuts n'ont pas attribué compétence aux organes d'administration. En tout état de cause, elle exerce son pouvoir de contrôle sur la gestion et le fonctionnement de l'association :
- elle entend le rapport de gestion et le rapport moral de l'année écoulée
- elle donne quitus aux administrateurs pour l'exercice financier;
- elle approuve le projet de budget préparé par les administrateurs
- elle élit les administrateurs ou renouvelle leurs mandats et, dans certaines associations, désigne directement le président ;
- elle est souvent l'autorité disciplinaire compétente pour prononcer l'exclusion éventuelle des membres ou la révocation des administrateurs ;
- elle seule a le pouvoir de
décider des actes essentiels concernant le patrimoine de l'association,
l'achat ou la vente d'un immeuble ou la constitution d'une hypothèque si
ce pouvoir n'a pas été expressément accordé au conseil d'administration.
Elle exerce un droit fondamental de contrôle de la gestion et de
fonctionnement de l'association
L'assemblée
générale extraordinaire
Modifier les statuts de l'association ou prononcer sa dissolution, dévolution des biens, sont des décisions graves et solennelles que seule l'assemblée générale extraordinaire peut adopter.
Généralement, les statuts prévoient des règles plus strictes, de quorum et de majorité, pour la validité de la décision, afin d'éviter les votes surprises ou des modifications imposées par une minorité.
Une majorité qualifiée (deux tiers, trois quarts, etc.) des membres est souvent requise pour qu'une décision soit validée.
Les modalités de convocation (délais, responsable, lettre
recommandée ou non...) et cas de convocation (modification, démission,
révocation, exclusion, "crise") présentent également des différences
avec l'AG ordinaire. Sommaire
La
convocation de l'assemblée générale
A défaut de précision, la personne qui a le pouvoir de convoquer l'assemblée générale est celle qui est désignée par les statuts. Il est admis que ce pouvoir appartient aux organes de direction.
Mais en cas de carence de leur part, d'urgence ou de nécessité, les statuts prévoient fréquemment la possibilité pour les membres de l'association - s'ils sont un certain nombre d'adhérents à le réclamer - d'exiger des organes de direction la réunion d'une assemblée.
Dans cette hypothèse, ces adhérents disposent généralement d'un pouvoir d'initiative, l'acte matériel de convocation restant le fait des organes de direction.
Lorsque les statuts ne désignent pas la personne qui a le pouvoir de convoquer l'assemblée générale, il convient de se référer à la pratique antérieure.
Comment convoquer ?
Il peut s'agir d'une convocation individuelle par lettre simple ou recommandée, ou d'une convocation collective par voie de presse ou d'annonce.
Bien entendu, l'association doit être à même de démontrer que les formalités de convocation ont bien été remplies.
En outre, tous les membres doivent être informés de la tenue de l'assemblée générale : partisans comme opposants...
Lorsque les statuts prévoient expressément un mode de convocation, celui-ci doit être respecté, sauf à envisager une modification des statuts.
Quel délai ?
Souvent un délai de quinze jours à
un mois avant la date prévue de l'assemblée est imposé,
afin de permettre aux adhérents de prendre toutes leurs dispositions pour y
assister.
Ce délai leur permet également de
préparer et d'étudier l'ordre du jour proposé.
Ce délai est donc une garantie
importante, et son non-respect peut entraîner la nullité de l'assemblée
générale et de toutes les décisions prises.
A défaut de précision, il convient de
respecter un délai "suffisant", apprécié selon l'ensemble des
circonstances de fait.
Quel est le contenu de la
convocation ?
La convocation doit mentionner les
différents points inscrits à l'ordre du jour.
Les membres de l'association doivent
connaître, par avance, les problèmes qui seront débattus lors de l'assemblée
générale.
Ils doivent être informés sur le
fonctionnement de l'association, sur ses résultats et ses difficultés, afin de
pouvoir, en assemblée générale, voter, approuver ou sanctionner une gestion en
toute connaissance de cause.
C'est pourquoi il est sans doute
regrettable que, dans de trop nombreuses associations, l'ordre du jour se
présente invariablement ainsi, sans documents d'accompagnement : rapport moral
du président, rapport financier du trésorier, quitus au conseil
d'administration, élection du conseil d'administration (s'il y a lieu), divers.
Il n'existe pas de disposition
légale imposant de joindre à la convocation adressée aux membres les
informations économiques ou juridiques se rapportant à l'ordre du jour.
En revanche, celui-ci ne peut pas
être modifié en cours de séance.
Seuls les points inscrits à
l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'un débat.
Ainsi,
il est admis que certaines propositions mineures soient discutées et adoptées
bien que n'étant pas mentionnées à l'ordre du jour, lorsqu'elles sont issues
d'un incident de séance né pendant l'assemblée générale. Sommaire
Le déroulement de l'assemblée générale
Les conditions de quorum et de
majorité sont, en règle générale, fixées par les statuts.
En cas de silence des statuts en la matière, la majorité simple des membres présents ou représentés, quel que soit leur nombre, est suffisante, même pour l'adoption de décisions très importantes telles que celles pouvant affecter l'objet de l'association ou la nature de ses activités.
C'est
pourquoi les statuts imposent en général, pour les délibérations
extraordinaires, des conditions de quorum précises, au moins sur la première
convocation.
Le vote
par procuration - c'est-à-dire la représentation par un mandataire d'un
sociétaire absent - est, en cas de silence des statuts, de droit et illimité.
Ainsi, un seul membre de l'assemblée peut être titulaire d'un grand nombre de mandats.
Pour
éviter toute concentration de pouvoirs, génératrice d'abus, les statuts de
l'association peuvent comporter une clause limitant le nombre des mandats
qu'une personne présente est susceptible de détenir. Ils peuvent également
interdire toute représentation.
Le vote
par procuration peut également amener certains sociétaires à adresser des
pouvoirs "en blanc" au comité
directeur.
Il est
opportun de réglementer cette pratique, source de conflit, dans les statuts.
Par exemple, il est possible de prévoir que le pouvoir "en blanc" constitue
un vote favorable aux résolutions proposées ou agréées par le conseil
d'administration.
Le vote
par correspondance doit être prévu dans les statuts, car il n'est pas un droit.
Il est nécessaire, en outre, de mettre en place des mesures de contrôle.
Rappelons,
pour conclure, qu'un registre spécial sur lequel sont consignés les changements
d'administrateurs et les modifications
statutaires doit être impérativement tenu
par toute association.
La
tenue d'un registre des délibérations relatant les délibérations de l'assemblée
générale est fortement recommandée, même si elle n'est pas obligatoire.
Enfin, certaines modifications sont à déclarer en préfecture et doivent être publiées au Journal officiel. Sommaire
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Quorum
C'est le nombre de membres dont la présence est nécessaire
pour que l'assemblée puisse valablement siéger.
L'existence d'un quorum et ses modalités d'application dépendent entièrement de la rédaction des statuts.
Majorité simple (ou relative)
Une proposition est adoptée si elle recueille plus de voix
favorables que défavorables.
Majorité absolue
La proposition est adoptée si elle recueille la moitié des
voix plus une.
Majorité des membres présents ou représentés
Les votes par procuration sont pris en compte.
Majorité des suffrages exprimés
Les bulletins blancs ou nuls ne sont pas pris en
considération Sommaire